Administrator danych: Agencja Detektywistyczna OCTOPUS
E-mail: biuro@detektywoctopus.pl
Telefon: 789 60 60 06
Strona www: www.detektywoctopus.pl
Obszar działalności: Kraków, Małopolska, cały kraj oraz terytorium UE
§ 1 Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych (dalej: Polityka) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Agencję Detektywistyczną OCTOPUS (dalej: Administrator). Polityka obowiązuje od dnia 1 stycznia 2025 roku i jest zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Administrator przetwarza dane osobowe z należytą starannością, w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa powierzonych informacji. Agencja Detektywistyczna OCTOPUS działa w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych oraz respektuje prawa i wolności osób, których dane dotyczą.
§ 2 Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Agencja Detektywistyczna OCTOPUS z siedzibą w Krakowie. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się:
- E-mail: biuro@detektywoctopus.pl
- Telefon: 789 60 60 06
- Strona internetowa: www.detektywoctopus.pl
§ 3 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Realizacja umów o świadczenie usług detektywistycznych | Art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy | Czas trwania umowy + 5 lat |
| Prowadzenie spraw klientów (prywatnych i biznesowych) | Art. 6 ust. 1 lit. b i c – wykonanie umowy i obowiązek prawny | 5 lat od zakończenia sprawy |
| Obsługa zapytań i kontakt z klientem (e-mail, telefon) | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes | Do 2 lat od ostatniego kontaktu |
| Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej | Art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny (przepisy podatkowe) | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes | Do czasu przedawnienia roszczeń |
| Przetwarzanie danych szczególnych kategorii (np. w sprawach karnych, rodzinnych) | Art. 9 ust. 2 lit. f – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych | Czas trwania sprawy + 5 lat |
| Marketing bezpośredni (tylko za zgodą) | Art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda osoby | Do cofnięcia zgody |
§ 4 Rodzaje przetwarzanych danych osobowych
W związku ze świadczonymi usługami detektywistycznymi Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
Dane klientów zlecających usługi:
- imię i nazwisko, PESEL, nr dowodu osobistego,
- adres zamieszkania lub korespondencyjny,
- numer telefonu i adres poczty elektronicznej,
- dane dotyczące zawartych umów i zleceń,
- dane rozliczeniowe i fakturowe (NIP w przypadku firm).
Dane osób objętych postępowaniem detektywistycznym:
W ramach prowadzonych spraw detektywistycznych mogą być przetwarzane dane osób trzecich, w tym dane szczególnych kategorii (np. dane dotyczące zdrowia, życia rodzinnego, karalności), wyłącznie na podstawie prawnie uzasadnionych zleceń i w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, zgodnie z ustawą o usługach detektywistycznych.
- dane identyfikacyjne i adresowe osób obserwowanych,
- informacje o zachowaniu i miejscach przebywania,
- dokumentacja fotograficzna i filmowa (jako materiał dowodowy),
- dane z analizy urządzeń elektronicznych (informatyka śledcza),
- informacje dotyczące stanu majątkowego (sprawy alimentacyjne).
§ 5 Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:
Art. 15 RODO
Prawo dostępu
Prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz do uzyskania ich kopii.
Art. 16 RODO
Prawo do sprostowania
Prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Art. 17 RODO
Prawo do usunięcia
Prawo do żądania usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"), jeśli ustała podstawa ich przetwarzania.
Art. 18 RODO
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Prawo do żądania wstrzymania przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
Art. 20 RODO
Prawo do przenoszenia danych
Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi.
Art. 21 RODO
Prawo do sprzeciwu
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
—
Prawo do cofnięcia zgody
Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
UODO
Prawo do skargi
Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
§ 6 Odbiorcy i przekazywanie danych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, w zakresie niezbędnym do realizacji usług:
- Organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości – gdy wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do realizacji zlecenia (np. przekazanie materiału dowodowego do prokuratury lub sądu);
- Podmioty przetwarzające (procesorzy) – firmy świadczące usługi IT, hosting, obsługa poczty elektronicznej – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;
- Kancelarie prawne i biegli sądowi – w ramach prowadzonych postępowań;
- Podwykonawcy detektywistyczni – wyłącznie posiadający stosowne licencje, po podpisaniu umów o poufności;
- Biura rachunkowe i audytorzy – w zakresie obsługi finansowej i podatkowej.
Ważne
Administrator nie przekazuje danych do państw trzecich (poza EOG) bez zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO (np. standardowe klauzule umowne).
Administrator nie sprzedaje danych osobowych osobom trzecim.
§ 7 Bezpieczeństwo danych osobowych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
- szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS) na stronie internetowej i w komunikacji e-mail;
- kontrola dostępu do systemów informatycznych i dokumentacji fizycznej;
- regularne tworzenie kopii zapasowych (backup);
- polityka czystego biurka i ekranu;
- szkolenia pracowników i współpracowników z zakresu ochrony danych osobowych;
- umowy o zachowaniu poufności zawierane z pracownikami i podwykonawcami;
- pseudonimizacja i minimalizacja danych tam, gdzie to możliwe;
- procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.
§ 9 Dane szczególnych kategorii – specyfika działalności detektywistycznej
Uwaga
Agencja Detektywistyczna OCTOPUS, ze względu na specyfikę prowadzonej działalności, może w ramach realizacji zleceń przetwarzać dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO (m.in. dane dotyczące zdrowia, życia seksualnego, karalności, przekonań religijnych lub politycznych).
Przetwarzanie danych szczególnych kategorii odbywa się wyłącznie na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń) lub innych wyraźnych podstaw prawnych. Administrator zobowiązuje się do:
- minimalizacji zakresu przetwarzanych danych do niezbędnego minimum;
- stosowania wzmocnionych środków bezpieczeństwa dla danych wrażliwych;
- natychmiastowego usuwania danych po zakończeniu celu ich przetwarzania;
- ograniczenia dostępu do tych danych wyłącznie do upoważnionego personelu;
- prowadzenia rejestru czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 RODO.
§ 10 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator informuje, że nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w sposób, który wywoływałby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływał na osoby, których dane dotyczą. Wszelkie decyzje w ramach prowadzonych postępowań detektywistycznych podejmowane są przez człowieka.
§ 11 Obowiązek informacyjny przy zbieraniu danych
Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, Administrator informuje osoby, których dane zbiera bezpośrednio, o wszelkich istotnych aspektach przetwarzania. W przypadkach, gdy dane pozyskiwane są pośrednio (np. w ramach prowadzonych śledztw), Administrator stosuje wyjątki przewidziane w art. 14 ust. 5 RODO, w szczególności gdy:
- ujawnienie informacji uniemożliwiłoby lub poważnie utrudniło realizację celów przetwarzania (art. 14 ust. 5 lit. b RODO);
- przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa krajowego lub unijnego.
§ 12 Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub zmian technologicznych. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie internetowej www.detektywoctopus.pl.
O wszelkich istotnych zmianach Administrator poinformuje klientów drogą elektroniczną lub poprzez zamieszczenie stosownego komunikatu na stronie internetowej.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt: biuro@detektywoctopus.pl | tel: 789 60 60 06 | www.detektywoctopus.pl
Dokument sporządzono zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).
